Корректность остатков в 1с перед проведением инвентаризации. Бухучет инфо

Помогает многим предприятиям успешно вести бизнес. Однако, чтобы эффективно его использовать, необходимо знать азы управления. Далее вы узнаете, как провести инвентаризацию в 1С.

Инвентаризация является основным способом проверки наличия имущества. Проводя её, мы сверяем данные, которые содержит программа, с количеством товаров на складе на самом деле. Как и остальные функции 1С , инвентаризация - обязательная составляющая бухгалтерского учёта. Поэтому важно уметь её проводить.

Пользователи «Один Эс» имеют возможность сверять фактическое и документальное присутствие ассортимента при помощи специального документа. Вернее, есть несколько документов, служащих для того, чтобы сделать инвентаризацию складского имущества. Главный, как ни удивительно, называется «Инвентаризация товаров».

В меню выбираем «Документы», затем «Запасы» и там нужную нам инвентаризацию.
Исходя из версии программы, интерфейс может выглядеть по-разному, но главные пункты неизменно присутствуют всегда: склад, дата, номер, организация, ФИО ответственного, номенклатура.
Как правило, учитывать удобно по определённым номенклатурным позициям, поскольку количество товаров может быть очень велико. Для этого нужно поставить галочку на номенклатурной позиции, а затем выбрать группу товаров, которую необходимо инвентаризовать. Если учёт требуется провести по всем группам, проще создать несколько документов.
Выбираем заполнение по остаткам на складе для пока что пустой таблицы «Товары». Будут выведены все товары этой группы.

Один из столбцов покажет количество единиц имущества, которое «насчитала» программа: «Учёт. Количество». Сосчитать все наименования на складе придётся самостоятельно, после чего их нужно будет занести в столбец «Количество».
Столбец «Отклонение» покажет нули при идеальных условиях. Это значит, что количество товаров по документам и по факту совпадает. Если результат со знаком минус, значит имеется недостача. Знак плюс - переизбыток.
Кнопкой «Записать» мы сохраним документ в базу данных. Также его можно будет распечатать по форме «ИНВ-3».

Что делать, если не совпадает?

Провести инвентаризацию - только полдела. Очень часто обнаруживается, что количества имущества по документам и в реальности - две разные цифры. Любой бухгалтер знает, что сильно волноваться не стоит. Другой вопрос, как документально зафиксировать различие.

Недостаток товаров

При недостатке имущества необходимо провести списание. Списание будет легко делаться на основе проведённой инвентаризации.

Через меню вновь выбираем пункт «Документы», «Запасы», а затем «Списание товаров».

Списание товаров

Заполняемая форма выглядит практически так же. Здесь нужно указать, на основании какой инвентаризации производится списание.
Добавлять единицы товара можно и вручную при помощи кнопки «Добавить».
Нажимаем «ОК», после чего данные о наличии имущества будут откорректированы.

Излишек

Переизбыток товаров корректируется также просто. Но уже при помощи другого документа - оприходование товаров.

В том же пункте меню выбираем нужное нам «Оприходование товаров».
Программа вновь сделает всё автоматически, если подставить данные из инвентаризации. Поэтому, как правило, пользователю не приходится делать ничего самостоятельно.
При необходимости можно редактировать таблицу вручную, добавляя какие-либо единицы имущества.
Кнопкой «ОК» 1С корректирует все введённые данные и заносит их в базу.

Важно заметить, что в новых версиях программы операции по устранению переизбытка и недостачи упрощены. Однако вместе с тем программа может не позволить так просто устранить документальный остаток, которого нет на складе. Иногда может потребоваться указать виновное лицо, на которого будет записан материальный урон. Не превышая пределы определённых норм, недостача просто включается в расходы.

Корректировка

Корректировка проводится, когда требуется отсортировать имущество по более гибким критериям. К примеру, на складе есть несколько лишних стиральных машин белого цвета, но недостаёт чёрных той же модели. Для таких ситуаций предусмотрен документ корректировки.

В уже знакомом пункте меню выбираем «Корректировки серий и характеристик товаров».
Здесь придётся понабирать самостоятельно, так как программа не знает, что мы хотим изменить. Добавляем в таблицу новую строку.
Три графы, которые необходимо заполнить: «Характеристика номенклатуры (старая)», «Новая характеристика номенклатуры» и «Номенклатура» просто.
В самой первой мы указываем название без различающегося критерия, то есть, «Стиральная машина», например. Также указываем количество.
В старой и новой номенклатурах указываем характеристики, которые необходимо поменять.
После этого определённое количество чёрных машин будет заменено белыми в базе данных. Нажатие кнопки «ОК» заставит программу произвести замену.

Теперь вы знакомы с одним из основных бухгалтерских инструментов, с инвентаризацией в программе 1С. Делать её рекомендуется хотя бы раз в год в любых крупных организациях. Проводить учёт имущества стоит отдельно по каждому складу или даже по каждой группе товаров, чтобы не запутаться в большом ассортименте.

Для начала инвентаризации необходимо создать документ «Приказ на пересчет товаров» (Склад - Приказы на пересчет товаров).

В документе необходимо заполнить следующие поля:

Магазин - магазин, в котором требуется провести инвентаризацию
Склад - склад, в котором необходимо провести инвентаризацию
Период инвентаризации - за какой период проводится инвентаризация
Организация
Отбор - устанавливаются правила отбора товаров, для которых необходимо провести инвентаризацию. Это может быть полная инвентаризация либо инвентаризация с отбором, например, по товарной группе:

После заполнения обязательных полей необходимо провести документ и ввести на его основании документ «Пересчет товаров»:

Документ заполняется автоматически. Но обратите внимание на дату документа. Остатки товаров в документ попадут именно на конец этой даты, даже если в приказе на пересчет товаров был указан другой период.

Переходим на закладку «Товары». Закладка автоматически заполнилась данными о товаре и остатках:

Для заполнения цен необходимо выделить все строки документа с помощью комбинации клавиш Ctrl + A и выбрать команду «Заполнить цены». Цены можно заполнить тремя способами:

По розничным ценам
По себестоимости
По виду цен

Фактическое количество товаров можно заполнить вручную либо по команде Заполнить - Заполнить фактическое количество по учетному. При выборе второго варианта программа автоматически проставит количество и при необходимости его можно будет изменить вручную:

Колонка «Отклонение» рассчитывается автоматически как разница между фактом и учетом.

У вас есть вопрос, нужна помощь консультанта?

Если по результатам инвентаризации был найден товар, который не попал автоматически в документ «Пересчет товаров», то этот товар необходимо вручную добавить в документ по кнопке «Добавить» и заполнить фактическое количество. При этом учетное количество не будет заполнено:

Для удобства проведения инвентаризации из документа «Пересчет товаров» можно распечатать бланк инвентаризации товаров с пустой колонкой «Факт»:

Удобство именно этой формы состоит в том, что если в настройках печатных форм (Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Дополнительная колонка печатных форм) установлен артикул или код, то в этой печатной форме это поле будет выведено:

После внесения фактических данных необходимо провести документ.

Для внесения корректировок в остатки товаров на складе по результатам инвентаризации необходимо ввести документы «Списание товаров» и «Оприходование товаров» на основании приказа на пересчет товаров.

Списание товаров создается в том случае, если обнаружена недостача товаров (т.е. фактическое количество меньше учетного):

Оприходование товаров создается в том случае, если обнаружен излишек товаров (т.е. фактическое количество больше учетного).

Товары любой компании необходимо периодически инвентаризировать. Рассмотрим оформление процесса инвентаризации в программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3».

Документ инвентаризации

Для проведения инвентаризации есть специальный документ – «Инвентаризация товаров на складе». С помощью данного документа вы можете отразить в программе факт проведения инвентаризации, указать текущие остатки товаров и увидеть расхождения между фактическими и учетными остатками. Данный документ широко используется в практике специалистов, занимающихся автоматизацией торговли, при переносе данных между разными базами 1С.

Меню: Документы – Запасы (склад) – Инвентаризации товаров

Создадим новый документ инвентаризации. Прежде всего в документе указывается склад, на котором проводится инвентаризация, и организация, которой принадлежат товары:

Инвентаризацию товаров можно проводить сразу по всем номенклатурным позициям. Если количество товаров очень велико и проинвентаризировать их за один раз проблематично, вы можете создать несколько документов инвентаризации. В этом случае каждый документ можно делать по определенной группе товаров.

В нашей инвентаризации будут участвовать только товары из группы «Бытовая техника». Для этого установим для поля «Номенклатура» вид сравнения «В группе», а в соседнем поле выберем нужную нам группу:

Далее необходимо в таблице «Товары» перечислить нужные позиции номенклатуры и указать их фактическое количество на складе. Чтобы не заполнять таблицу вручную, воспользуемся автозаполнением по кнопке: «Заполнить – Заполнить по остаткам на складе»:

Программа заполнит таблицу товарами, которые присутствуют на складе по ее данным:

В колонке «Учет. количество» указан остаток товара на складе по данным программы, а в колонке «Количество» вы должны заполнить фактический остаток товара на складе. В колонке «Отклонение» программа рассчитает отклонения фактического остатка от учетного:

Положительное отклонение свидетельствует об излишке товара, а отрицательное – о недостатке.

Полностью заполненный документ необходимо сохранить в базе по кнопке «Записать». Документ имеет несколько печатных форм, в том числе инвентаризационную опись (ИНВ-3). Распечатать документ можно нажав кнопку «Печать» и выбрав необходимую форму:

Документ «Инвентаризация товаров» фиксирует в базе информацию о фактических остатках товаров, при этом он не корректирует остатки товаров. Чтобы учетные и фактические остатки товаров совпадали, необходимо на основании инвентаризации сделать списание недостающих товаров и оприходовать излишки.

Списание товаров на основании данных по инвентаризации

Списание товаров делается с помощью одноименного документа.

Меню: Документы – Запасы (склад) – Списание товаров

Оформить документ удобнее на основании инвентаризации товаров, тогда программа сразу заполнит его недостающими товарами:

Необходимо провести документ по кнопке «ОК», все недостающие товары спишутся со склада в момент проведения.

Оприходование товаров на основании данных по инвентаризации

Оприходование товаров также производится на основании инвентаризации документом «Оприходование товаров». Программа переносит в документ все товары, по которым были обнаружены излишки:

Цена на товар (себестоимость оприходования) также заполнилась автоматически – программа подставила среднюю себестоимость данного товара на складе. Если данные о себестоимости товара в базе отсутствуют, то колонку «Цена» необходимо будет заполнить вручную.

Заполненный документ необходимо провести по кнопке «ОК», в момент проведения излишки товаров оприходуются на склад.

Оформление пересортицы товаров

Если вы ведете в базе учет по дополнительным характеристикам товаров (цветам, размерам и т. д.) и обнаружили пересортицу, то оформить ее можно без проведения инвентаризации. Для этого используется документ «Корректировка серий и характеристик товаров».

Меню: Документы – Запасы (склад) – Корректировки серий и характеристик товаров

Предположим, мы обнаружили на складе недостачу одной футболки размера M белого цвета, при этом есть одна лишняя футболка черного цвета и того же размера.

Создадим новый документ корректировки, заполним в нем склад и организацию:

Добавим новую строку в таблицу, укажем в ней номенклатуру – Футболка, количество – 1 шт. В поле «Характеристика номенклатуры (старая)» выберем характеристику «М, Белый», а в поле «Новая характеристика номенклатуры» укажем «М, Черный»:

В момент проведения документа по кнопке «ОК» программа спишет со склада одну белую футболку и оприходует черную.

Как проходит инвентаризация в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 и как по её итогам списать или оприходовать товар.

Инструкция подойдет и для программ 1С Розница, 1С Управление торговлей, 1С ERP. Кстати и в старых версиях 1С 8.2 инвентаризация происходит по тем же принципам, отличается лишь внешний вид интерфейса.

Общая схема инвентаризации в программе 1С такова:

Создание и заполнение документа инвентаризации. Он служит для заполнения фактических данных о наличии или отсутствия номенклатуры на складе. Документ не делает никаких проводок.
Если обнаружен недостаток товара - его необходимо списать с помощью документа «Списание товаров» (реже «Отчетом о розничных продажах«).
Если переизбыток - он приходуется с помощью «Оприходование товаров«.

Рассмотрим эти документы детально.

Проведение инвентаризации товара на складе

В интерфейсе 1С Бухгалтерии 8.3 журнал документов инвентаризации можно найти в разделе «Склад»:

Для создания новой инвентаризации, в открывшемся журнале нужно нажать кнопку «Создать». Заполним шапку документа реквизитами «Организация», «Склад»:

Следующий этап - заполнение учетного количества товара на складе. Для этого нажмите над табличной частью «Заполнить» - «Заполнить по остаткам на складе»:

Обратите внимание: Учетное количество заполняется на дату документа, а не на текущий момент!

В таблице появится список всех имеющихся в наличии товаров (по учетным данным в программе 1С):

Мы видим две колонки:

Количество факт - эти данные необходимо заполнить по реальным остаткам на складе. По-умолчанию 1С заполняет эти количества из учетных данных
Количество учет - сколько товара есть в наличии по данным программы

Теперь самое интересное - считаем сколько товара есть реально на складе и вносим в колонку «Кол-во факт»:

Как только все данные внесены - запишите документ. Теперь вы можете распечатать необходимую первичную документацию нажав на кнопку «Печать»:

Инвентаризационную опись товаров - ИНВ-3
Приказ о проведении инвентаризации - ИНВ-22
Сличительная ведомость ИНВ-19

Если вы обратили внимание, сама инвентаризация никаких проводок в бухгалтерский учет не производит. Теперь необходимо списать или оприходовать товар, который в этом нуждается.

Списание товаров в 1С со склада

Для того, что бы списать товар на основании инвентаризации необходимо создать новый документ списания.

Нажимаем в «Инвентаризации» кнопку «Создать на основании» - «Списание товаров»:

Программа 1С Бухгалтерия 8.3 автоматически сформирует списание по позициям, у которых была недостача:

Если всё верно - просто нажмите кнопку «Провести». Проверим проводки по списанию:

Оприходование товаров по инвентаризации

Рассмотрим как оприходовать товар в 1с 8.3 (8.2). Данная процедура делается абсолютно аналогично списанию. В инвентаризации нажимаем «Создать на основании» - «Оприходование товаров»:

Система создаст нужный нам документ, где достаточно заполнить реквизит «Статья доходов» для отражение его на счете 91.01:

Так же фиксируем данные кнопкой «Провести». Проверяем проводки в 1С по оприходованному товару:

По материалам: programmist1s.ru

Законом о бухгалтерском учете предписывается в обязательном порядке проведение для ТМЦ инвентаризации. Инвентаризация ТМЦ осуществляется по плану, утвержденному руководителем. Кроме того, поводом для проведения внеплановой инвентаризации может быть смена материально-ответственного лица (МОЛ). Недостача ТМЦ либо в некоторых ситуациях – излишки могут быть обнаружены во время проведения инвентаризации.

Найденные расхождения между учетными данными и фактическим количеством ТМЦ следует зарегистрировать в бухгалтерском учете (далее БУ) и налоговом учете (далее НУ) в периоде выявления расхождений.

Программа 1С Бухгалтерия 8.3 позволяет оформить документы для проведения инвентаризации ТМЦ, списать выявленную недостачу, оприходовать выявленные излишки.

Как провести инвентаризацию в 1С 8.3

Шаг 1. Создание документа Инвентаризация товаров

Документ Инвентаризация товаров в 1С 8.3 является универсальным документом. Он применяется при проведении инвентаризации следующих видов ТМЦ:

Товары (счет 41);
Материалы (счет 10);
Готовая продукция (счет 43);
Внеоборотные активы (счет 08).

Документом Инвентаризация товаров можно оформить результаты инвентаризации для всех типов складов:

Оптовый;
Розничный (автоматизированная торговая точка);
Неавтоматизированная торговая точка.

Документ Инвентаризация товаров создается через раздел Склад – Инвентаризация – Инвентаризация товаров:

Нажимаем кнопку Создать :

Заполняем заголовок документа:

В поле Номер
В поле От
В поле Организация – наименование организации;
В поле Склад – склад, по которому производится инвентаризация. Устанавливается из справочника Склады. Если поле оставить пустым, то в документе будут выведены материальные ценности по всем складам;
В поле Ответственное лицо – ответственное лицо, указывается из справочника Физические лица. Если это поле оставить пустым, то в документ будут выведены материальные ценности по всем ответственным лицам:

Шаг 2. Заполнение таблицы документа Инвентаризация товаров

Таблица документа Инвентаризация товаров содержит три закладки: Товары, Проведение инвентаризации, Инвентаризационная комиссия.

Заполняем закладку Инвентаризационная комиссия

На закладке Инвентаризационная комиссия, используя кнопку Добавить, выбираем членов комиссии из справочника Физические лица. Флажком отмечается сотрудник, который будет назначен в качестве председателя инвентаризационной комиссии:

Заполняем закладку Проведение инвентаризации

поле Период – сроки проведения инвентаризации;
поле Документ – реквизиты документа-основания проведения инвентаризации;
поле Причина – причина проведения инвентаризации:

После заполнения закладок Проведение инвентаризации и Инвентаризационная комиссия, используя кнопку Печать, можно создать печатный вид Приказа о проведении инвентаризации (форма №ИНВ-22):

Заполняем закладку Товары

Закладка Товары заполняется в 1С 8.3 автоматически при нажатии Заполнить – Заполнить по остаткам на складе:

1С 8.3 анализирует остатки ТМЦ на момент проведения инвентаризации по указанному Складу и МОЛ и выводит в табличную часть наименование ТМЦ (столбец Номенклатура), учетное количество и учетную сумму (по данным бухгалтерского учета);
В столбцах Кол-во фактическое и Сумма факт. дублируется учетная информация. Эти данные при инвентаризации могут быть изменены. Разница между фактическим и учетным количеством ТМЦ будет указана в столбце Отклонение;
Если обнаружен объект, не отраженный в учете, то он заносится в табличную часть по кнопке Добавить:

Документ Инвентаризация товаров не создает движений по регистрам учета. Документ можно записать и провести по одноименной кнопке:

Шаг 3. Просмотр печатных форм документа Инвентаризационная опись товаров и Сличительная ведомость

Итоги инвентаризации в 1С 8.3 отражаются в документе Инвентаризационная опись товаров. Из документа Инвентаризация товаров распечатывается типовая форма Инвентаризационная опись товаров (форма №ИНВ-3). Чтобы открыть нужную печатную форму нажимаем кнопку Печать и выбираем Инвентаризационная опись товаров (ИНВ-3):

Пример заполнения страницы 2 отчета Инвентаризационная опись товаров (ИНВ-3):

Если по итогам инвентаризации были обнаружены расхождения между учетными и фактическими данными, то в 1С 8.3 можно сделать сличительную ведомость по форме ИНВ-19.

Нажимаем кнопку Печать , выбираем Сличительная ведомость (ИНВ-19):

Образец сличительной ведомости № ИНВ-19 итогов инвентаризации ТМЦ:

Излишки ТМЦ при инвентаризации в 1С 8.3

Оприходование излишков ТМЦ, обнаруженных по итогам инвентаризации:

В БУ излишки ТМЦ учитываются по текущей рыночной стоимости. Проводка Дт счета учета – Кт счета 91.1 как прочие доходы;
В НУ излишки ТМЦ, найденные при инвентаризации, учитываются в качестве внереализационных доходов в силу п.20 ст.250 НК РФ.

Шаг 1. Создание документа Оприходование товаров и его заполнение

Для оприходования излишков ТМЦ, обнаруженных по итогам инвентаризации, используется кнопка Создать на основании – далее Оприходование товаров:

Заполнение заголовка документа Оприходование товаров:

В поле Номер – номер документа, автоматически сформированный 1С 8.3;
В поле От – число, месяц, год документа;
В поле Организация – заполняется автоматически из документа Инвентаризация товаров;
В поле Склад – склад, где будут учитываться обнаруженные ТМЦ;
В поле Статья доходов – статья прочих доходов и расходов, на нее будут относится доходы в БУ и НУ:

Табличная форма документа Оприходование товаров заполняется автоматически из документа Инвентаризация товаров. В табличную форму переносятся все ТМЦ, по которым выявлены излишки:

Шаг 2. Проведение документа Оприходование товаров

По кнопке Провести

Шаг 3. Печать документа Оприходование товаров

Выводим на печать накладную, щелкнув по кнопке Накладная на оприходование товаров :

Недостача ТМЦ при инвентаризации в 1С 8.3

Во время инвентаризации может быть установлена недостача ТМЦ. В этом случае в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 необходимо ввести операцию по списанию ТМЦ.

Шаг 1. Создание документа Списание товаров и его заполнение

Чтобы оформить недостачу при инвентаризации в 1С 8.3, создается документ . Данный документ формируется из документа Инвентаризация товаров по кнопке Создать на основании :

Заполнение документа Списание товаров:

В поле Номер – номер документа, автоматически сформированный в базе 1С 8.3;
В поле От – число, месяц, год документа;
В поле Организация – заполняется автоматом из документа Инвентаризация товаров;
В поле Склад – склад, где учитывались ТМЦ.

Табличная форма документа заполняется автоматически из документа Инвентаризация товаров. В табличную форму переносятся все ТМЦ, по которым выявлена недостача:

Шаг 2. Проведение документа Списание товаров

По кнопке Провести будут созданы следующие проводки: