Понятие кадровой службы, ее задачи, функции и структура. Роль и задачи кадровой службы, регламентация ее деятельности

Из этой статьи вы узнаете:

• В чем заключается деятельность отдела кадров
• Какие документы обязательны для деятельности отдела кадров
• В чем особенности планирования как вида деятельности отдела кадров

Отделы кадров в организациях обычно входят в службы управления персоналом и выполняют свои функции. Но их обязанности не сводятся исключительно к оформительской работе, касающейся отношений работодателя и персонала: ведению отчетности, делопроизводства и т. п. Возможно, в советские времена все обстояло именно так, но сейчас деятельность отдела кадров представляет собой разнообразную и многоплановую работу. Рассмотрим ее подробнее.

Функции и деятельность отдела кадров

Отдел кадров играет далеко не последнюю роль в компании, и его положение в организационной структуре предприятия отражает значимость его деятельности. Некоторые даже считают, что отдел кадров – визитная карточка организации, ее лицо, поскольку именно с этим подразделением сталкивается каждый новый сотрудник, принимаемый на работу.

Главной функцией отделов кадров является поиск, наем персонала и текущее взаимодействие с трудовым коллективом. Ограничивать деятельность отдела кадров только подбором новых сотрудников и их оформлением на работу – неудачное решение для бизнеса. Без плотного взаимодействия со сложившейся командой и знания специфики функционирования фирмы невозможно правильно набирать новый штат.

В наше время работа с кадрами является совокупностью организационных и других мер и действий, которые необходимы для наиболее полного использования деловых способностей, умений и навыков персонала. Компетентный, мотивированный и заинтересованный в плодотворной работе штат сотрудников – цель деятельности любого отдела кадров. Без этого подразделения, осуществляющего подбор, учет и сопровождение работников, сложно представить функционирование успешной современной организации.

Деятельность отдела кадров на предприятии направлена на выполнение следующих функций:

• выявлять потребность в новых сотрудниках, вести поиск и наем работников вместе с руководителями подразделений;
• анализировать текучку кадров и искать способы ее снизить;
• составлять для специалистов штатные расписания;
• оформлять личные дела работников, по их просьбе выдавать необходимые справки, ксерокопии документов;
• осуществлять все операции с трудовыми книжками: принимать, хранить и выдавать их, заполнять в соответствии с актуальными стандартами и нормами оформления по ТК РФ;
• формировать график отпусков, заниматься их учетом (тоже согласно трудовому законодательству);
• организовывать для персонала аттестации, подготавливать планы карьерного развития;
• создавать планы повышения квалификации кадров.

Необходимая документация для деятельности отдела кадров

1. Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ).

До того, как начинать набирать персонал, отдел кадров обязан сформировать и утвердить у руководства компании штатное расписание. На его основе уже определяется количество актуальных вакансий. На этот документ можно опираться, аргументируя в суде правомерность увольнения сотрудника по сокращению личного состава. Штатное расписание будет потребовано судом при рассмотрении любого дела, касающегося трудовых отношений, и если проигнорировать этот запрос или подать неправильно составленное расписание, то работодатель лишается шанса выиграть спор.

1. Трудовой договор.

Подготовка пакета кадровых документов начинается с трудового договора, заключаемого с сотрудником в письменном виде, с подписями обеих сторон. В нем должны быть отражены условия трудовой деятельности и вознаграждения, соответствующие трудовому законодательству и удовлетворяющие как работодателя, так и работника. Оформление данных бумаг – одна из важнейших задач, которую решает отдел кадров в своей текущей деятельности.

1. Правила трудового распорядка.

Этот внутренний нормативный акт является обязательным для любой компании. Он устанавливает порядок приема и увольнения кадров, списки прав и обязанностей, ответственность нанимателя и работника, режим работы и отдыха, способы мотивации сотрудников, виды дисциплинарных взысканий и многие другие аспекты трудовых отношений.

1. Приказ (распоряжение) о приеме на работу.

На основании данного документа новому сотруднику выделяют рабочее место, закрепляют за ним необходимое имущество. Отдел кадров готовит его вместе с трудовым договором на имя работника. Кадровики и непосредственный руководитель нового сотрудника знакомят его с деловой перепиской, необходимыми актами и т. д.

1. Трудовые книжки.

Это главный документ, отражающий трудовую деятельность и стаж гражданина. Трудоустраиваясь в компанию, человек обязан ее предъявить (кроме случаев, когда он впервые нанимается на работу или его трудовой договор не предполагает штатного совместительства). Работодатель, в лице сотрудников отдела кадров, должен вести трудовые книжки каждого сотрудника, проработавшего на предприятии от пяти дней и дольше. К хранению трудовых книжек тоже предъявляются свои требования: оно допускается лишь в металлических сейфах или шкафах, к которым имеет доступ только ответственный специалист (назначенный особым приказом).

1. Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них.

В этой книге трудящийся расписывается при увольнении и получении трудовой. Она должна быть прошнурована и пронумерована, содержать печати и подпись. За этим следит отдел кадров.

1. Договор о полной материальной ответственности.

Деятельность отдела кадров включает в себя подписание с работниками договоров о полной материальной ответственности. Это делается в случаях, когда служащий получает какие-либо материальные ценности на хранение, обработку, продажу (отпуск), транспортировку, использование в ходе производства. Материально ответственным может быть только совершеннолетний гражданин.

1. График отпусков.

Работодатели обязаны вести график отпусков сотрудников согласно форме № Т-7 (утверждена постановлением Госкомстата № 1 от 5.01.2004 г.). Помимо формальных требований, к этому документу применяются законодательные нормы. Это соблюдение права некоторых категорий трудящихся на отпуск в определенное или выбранное ими время; предоставление отпуска лицам, работающим по совместительству, одновременно с их отпуском на основном месте работы, и т. д. Документирование времени отдыха входит в деятельность отдела кадров, равно как и учет отработанного времени.

1. Положение об оплате труда.

Одной из целей деятельности отдела кадров является рациональное использование имеющихся человеческих ресурсов с учетом специфики деятельности компании и сложившейся ситуации на рынке. Для этого обычно применяют системы нормирования и оплаты труда. Принятый порядок вознаграждений фиксируется во внутреннем нормативном акте предприятия – Положении об оплате труда.

1. Положение о премировании.

Это еще один внутренний документ компании, регламентирующий вопросы оплаты труда. Его готовит отдел кадров, а утверждает руководитель организации специальным приказом. Премии – дополнительные, свыше стандартного оклада, денежные выплаты работникам – необходимы для того, чтобы поощрить их за качественный результативный труд и мотивировать к дальнейшему профессиональному развитию.

Они начисляются тем сотрудникам, которые соответствуют заранее утвержденным условиям премирования. Этот круг лиц, а также условия выдачи премий и их размер соответственно каждой должности или специальности (либо предельное значение) описываются Положением о премировании.

1. Табели учета рабочего времени.

Они активно применяются в деятельности отдела кадров относительно работников с гибким графиком, для которых нужно постоянно вычислять суммарное рабочее время. В документах этого типа учитывается фактически отработанное за месяц время каждого такого сотрудника (по каждому числу месяца), указывается его Ф. И. О. и табельный номер.

Ведением этих табелей занимается табельщик или другой работник, обязанный заниматься этой деятельностью по приказу руководства компании. Учет отработанного времени необходим для полноценной деятельности бухгалтерии, начисляющей зарплаты, и отдела кадров, контролирующего работу персонала.

1. Положение о защите персональных данных работников.

Этот документ содержит информацию о том, каковы цели и задачи компании в области защиты персональных данных, в каких отделах и на каких носителях эти сведения хранятся, какими способами собираются и обрабатываются, кто из сотрудников имеет доступ к ним, какая деятельность осуществляется для защиты данных от несанкционированного доступа персонала компании и третьих лиц. Подготовленное отделом кадров Положение о защите персональных данных работников должно быть подписано главой компании.

Планирование как вид деятельности отдела кадров

Планирование имеет два аспекта. В общем смысле так называют деятельность, направленную на разработку стратегии и политики компании, а также отбор методов их реализации. По сути, эта работа сводится к написанию планов – официальных документов определенного типа.

Немаловажным компонентом данной деятельности фирмы является кадровое планирование. Его задачи – обеспечивать компанию человеческими ресурсами в нужном количестве и качестве, оптимально использовать имеющуюся рабочую силу, улучшать социальные отношения на предприятии.

В кадровом планировании сложилось два подхода:

1. Самостоятельный (у компаний, которые готовят, подбирают персонал).
2. Подчиненный основным планам – финансовым, коммерческим, производственным (у всех остальных организаций).

Поэтому планирование кадров, как правило, вторично и определяется общей системой составления корпоративного плана, а выполнение мероприятий, касающихся персонала, входят в другие программы, являясь их дополнением и конкретизацией.

Такая деятельность, как планирование кадров, дает возможность определить:

• потребность фирмы в пополнении штата: сколько сотрудников понадобится, где и когда, какой подготовкой они должны обладать;
• профессионально-квалификационные схемы по любой должности в каждом отделе (требования к разным категориям служащих);
• способы сокращения ненужных работников и привлечения необходимых;
• оптимальное использование кадров соответственно их потенциалу;
• стратегии развития персонала, повышения их квалификации;
• модели справедливой оплаты труда, методы мотивации работников, предоставление им социальных бонусов;
• расходы на предпринимаемый комплекс мер.

Как и любое другое планирование, кадровое подчиняется ряду принципов.

Ключевым правилом сегодня является привлечение к процессу планирования как можно большего количества кадров компании и как можно раньше, с самого начала составления плана. Для социальных проектов, формируемых отделами кадров, этот принцип первостепенен, для всех остальных – желателен.

Второе правило планирования деятельности по управлению кадрами – постоянство. Хозяйственная деятельность компании непрерывна, персонал тоже находится в непрекращающемся движении, поэтому и планирование должно быть постоянным процессом, а не разовым действием. Кроме этого, в этом принципе заложено требование учета перспектив и преемственности (чтобы будущие планы составлялись на основе предыдущих). Результаты исполнения прошлых проектов должны учитываться при построении новых.

Принцип постоянства планирования, которым подчиняются в своей деятельности отделы кадров на предприятии, обеспечивает реализацию третьего правила: гибкости. Гибкие планы (в том числе касающиеся кадров) – такие, в которых любое решение может быть скорректировано в любой момент, если это необходимо. Это качество достигается наличием так называемых подушек, обеспечивающих свободу маневра (в разумных пределах, конечно).

Еще один важный принцип планирования кадров – экономичность: расходы на саму деятельность отдела кадров по анализу и составлению планов не должны превышать эффект от их реализации.

Формирование необходимых условий, позволяющих выполнить план – не менее важное правило любого планирования.

Все эти положения универсальны и применяются на любых управленческих уровнях, не только применительно к кадрам. И в каждом случае, разумеется, будет своя специфика.

Так, планируя деятельность какого-либо отдела фирмы, мы должны учитывать принцип узких мест: общая продуктивность коллектива соответствует результативности самого ленивого и медлительного работника. Однако на более высоком уровне, когда речь идет о деятельности всей компании, этот принцип не работает.

Одна из целей деятельности отдела кадров, осуществляющего кадровое планирование – обеспечить наилучшее раскрытие потенциала и полное использование способностей сотрудников, их мотивация с учетом последствий управленческих решений, принимаемых в компании (социальных, финансовых и т. д.).

Персонал в наши дни – главный фактор, влияющий на эффективность деятельности предприятия. Об успешности планирования можно судить по тому, достигнуты ли стратегические цели фирмы.

Кадровая служба (КС) организации – структурное объединение, выполняющее обязанности по контролю над персоналом. Первоначальная задача КС – обеспечение оптимизации процесса труда. Рассмотрим, как организована эта служба.

Уровень компетентности управления КС и пределы полномочий в процессе руководства предприятием можно разделить по типам:

• Полная подчиненность КС управленцу по администрированию (все координирующие схемы заключены в единой подсистеме).
• Прямое подчинение КС директору предприятия.
• Кадровая служба имеет статус второй ступени руководства после руководителя организации.
• В руководство предприятия включена КС.

Организационная схема кадровой службы зависит от многих факторов, например:

• Вид деятельности предприятия.
• Штатный объем фирмы.
• Уровень управленческого потенциала КС и пр.

Организационная структура отдела персонала

Организационная структура отдела персонала должна соответствовать установленным требованиям и возможностям:

• Возможность быстрого реагирования на изменения и дополнения, связанные с кадровым учетом.
• Оптимизация функций сотрудников с последующей передачей прямого контроля нижнему управленческому звену.
• Распределение и закрепление функциональных назначений внутри организации.
• Регулирование и обеспечение рационального количества работников, находящихся в подчинении у определенного управленца.
• Соблюдение прав, обязанностей (ответственности за их несоблюдение) работников предприятия.
• Четкое распределение организационных полномочий.
• Минимизация затрат, направленных на создание и функционирование управленческой структуры.

Это неполный список того, чем занимается отдел кадров. На разработку схемы организационной структуризации оказывают влияние несколько групп факторов:

• Особенности устройства и деятельности организации.
• Использование рабочих технологий и вид производства.
• Стиль корпоративной этики и персональные нюансы.
• Разработка или следование эффективным существующим схемам структурной организации.

На проектирование организационного устройства кадровой службы организации может влиять как один, так и сразу несколько факторов. За исходные данные берут показатели:

• Число ступеней руководства.
• Численность персонала.
• Тип управленческой структуры.

Структура отдела кадров объединяет два уровня управления – функциональный и линейный. Именно функциональный тип управления позволяет отобразить функциональное разделение между руководящим составом предприятия и подразделениями. Для построения функционального управления, закрепления технологической последовательности производства за каждым руководителем (или уполномоченным лицом) используют принцип матрицы.

Чем занимается отдел кадров

Должностные обязанности отдела кадров сформулированы в ТК РФ.

Основное внимание кадровой службы направлено на реализацию эффективного управления штатными ресурсами предприятия. Сюда относится:

• Усовершенствование отношений в рабочем процессе.
• Оценка профессионального соответствия при выборе соискателя на должность.
• Разработка и внедрение обучающих программ и социальных проектов для сотрудников фирмы.
• и пр.

Действия КС носят преимущественно аналитический характер при организации рабочего процесса. Подобная деятельность требует регулярных внутренних нововведений, обучения новых специалистов для последующей работы в КС организации, разработки программы обучения для приобретения профессиональных навыков в соответствии с современным течением.

Подобные действия обусловлены необходимостью качественного выполнения ряда функциональных задач кадровой службы:

• Установление квалификационного уровня в соответствии с текущими экономическими требованиями.
• Контроль увеличения затрат на обеспечение рабочего процесса.
• Формирование корпоративной политики с учетом установленного многонационального сочетания сотрудников, нанятых на отечественном рынке труда, и привлеченных иностранных специалистов.
• Отдел по подбору персонала занимается урегулированием рабочих отношений в соответствии с ТК РФ.
• Разработка и внедрение возможности обеспечения работы сотрудников, используя удаленный доступ к ресурсам организации.

Условно можно выделить два функциональных направления КС:

1. Управленческий контроль трудовых отношений.
2. Документальное фиксирование условий трудового соглашения.

Контроль трудовых отношений означает:

• Штатное планирование.
• Укомплектование персонала предприятия.
• занимаемой должности.
• Обучение и предоставление возможности профессионального роста работников организации.
• Использование системы поощрения и роста в социальной сфере.
• Обеспечение и соблюдение безопасных условий труда.

Условия трудового соглашения должны быть документально зафиксированы. Документы отдела кадров:

• Распоряжения, приказы.
• Заполнение установленных учетных информационных форм.
• Оформление и последующее ведение трудовой документации сотрудника.
• Формирование .
• Консультационные услуги.
• Расчет графика рабочего времени.
• Выдача документов, требующихся сотруднику для получения разного рода выплат (льготы, пособия, пр.).

Обширный функциональный ряд КС требует качественного подбора сотрудников на должности в отделе кадров.

Организация работы отдела кадров

Количество специалистов для КС обосновано рациональным разграничением и стабилизацией рабочего процесса каждого отдельного предприятия. Для этого используют «Квалификационный справочник», в котором обозначены должности:

• управленческий состав;
• специалисты;
• технические исполнители.

Каждой обозначенной должности соответствует характеристика, включающая обязательные предписания:

• круг обязанностей, возлагаемых в связи с занимаемой должностью;
• специальные знания;
• квалификационные требования.

Организация работы происходит в соответствии с уровнем сложности и объемом поставленных задач службы. Каждый работник должен обладать специализированными знаниями и навыками:

• Полное владение информацией об области, специфике ведения деятельности предприятия.
• Управленческие и лидерские качества.
• Обучаемость.
• Владение основами финансового формирования.
• Дипломатические навыки и пр.

Большинство кадровых служб организаций предоставляют следующие вакансии:

1. Руководитель службы управления персоналом.
2. Менеджер:
   • по кадровой работе;
   • социальным льготам;
   • компенсации;
3. Специалист:
   • по работе с соискателями;
   • по обучению;
   • по трудоустройству;
   • кадрового делопроизводства.

Наличие должностей определяется спецификой предприятия и функциональными задачами кадровой службы.

В советское время в обязанностях отдела кадров были лишь делопроизводство и отчётность . Изменившаяся же современная экономика требует более серьёзного подхода к кадровой работе. Несмотря на то, что отдел кадров – это составная часть общего функционала предприятия, работа кадровиков значительно влияет на жизнь организации. Основной закон кадровика – это положение об отделе кадров . В нём должны быть отражены все принципы и нюансы работы, ведь ошибки в кадровом делопроизводстве зачастую становятся причиной судебных тяжб, штрафов и предписаний надзорных органов.

Зачем нужен отдел кадров

Отдел кадров – это самостоятельное структурное подразделение компании . В небольших компаниях кадровую работу может взять на себя юрист или секретарь, но следует упомянуть, что обязанности кадровика увеличиваются с каждым годом. За это нужно «благодарить» различные ведомства государства, которые постоянно модернизируют или разрабатывают все новые и новые формы отчётных документов, которые усложняют процедуры делопроизводства, что ведёт к росту бумажной работы.

На сегодня кадровая работа включает в себя не только делопроизводство, но и работу непосредственно с человеком. Ведь от квалификации работника зависит слаженная работа компании в целом. Сейчас наблюдается дефицит инженеров и рабочих технических специальностей. Грамотный кадровик не будет ждать, когда квалифицированный персонал появится сам, а будет искать его и подбирать под конкретную штатную единицу.

Зачем нужен ОК

Таким образом, ОК является важнейшим звеном в деле обеспечения главной задачи предприятия – производство товаров или услуг с целью обеспечения потребителей и получения прибыли. Нет нужных кадров – нет прибыли .

Понятно, что юрист или секретарь просто не сможет выполнить все задачи отдела кадров, особенно в условиях «текучки». Поэтому, не стоит гнаться за двумя зайцами, ведь если наделает совместитель ошибок в кадровых документах, организации грозит штраф от 50 тысяч – и это за каждую ошибку.

Цели и задачи отдела кадров

Емкое понятие “Отдел кадров” зачастую сложно привязать к масштабам малых предприятий , где количество сотрудников сопоставимо с масштабом решаемых задач. Однако вопросы, связанные с основными направлениями деятельности ОК никто не отменял. Поэтому решение кадровых вопросов “падает” на голову либо учредителей, либо поручается наемному директору. А если у них нет опыта такой деятельности? Так и происходит в жизни. Успех дела в таких условиях кардинально зависит от степени понимания кадровой работы . Статистика закрытия малых предприятий отображает неспособность в большинстве случаев наладить кадровую работу.

Вывод простой – отдел кадров в том или ином виде должен решать свойственные ему задачи. Пусть в малом предприятии это будет даже один человек, но этот человек не должен быть случайным. Только человек, хорошо понимающий специфику работы с персоналом, в состоянии обеспечить бесперебойную работу предприятия. Не обязательно наличие у этого человека диплома. Кадровика вполне возможно вырастить в ходе становления предприятия. Лишь бы у человека было желание понять эту работу.

Цели и задачи ОК

Цели и задачи кадровика – обеспечить предприятие сотрудниками для решения производственных планов .

Однако многолетняя практика работы ОК показывает, что эти цели и задачи на самом деле достаточно обширны.

У кадровика обязанностей много. В больших организациях в отделе кадров трудится несколько единиц , например:

• менеджер по подбору персонала;
• делопроизводитель;
• табельщик;
• менеджер по персоналу;
• и начальник отдела, который координирует работу.

У каждой штатной единицы отдела кадров свои обязанности. Менеджер по подбору персонала должен:

• снабжать предприятие сотрудниками, согласно штатного расписания;
• контактировать с кадровыми агентствами и биржей труда;
• формировать кадровый резерв.

Делопроизводителю положено:

• оформлять приём, перевод, совмещение, увольнение работника;
• заполнять, принимать, выдавать, хранить трудовые книжки и выдавать их копии работникам;
• составлять графики отпусков;
• оформлять отпуска, вызывать из отпусков;
• принимать и оформлять больничные;
• готовить кадровые приказы и знакомить с ними работников.

Табельщик:

• составляет и рассчитывает табеля учёта рабочего времени;
• составляет акты об отсутствии на работе.

Менеджер по персоналу:

• следит за выполнением правил трудового распорядка (фиксирует прогулы, опоздания, нарушение дисциплины);
• организует обучение и повышение квалификации персонала;
• обеспечивает аттестацию рабочих мест (если на предприятии нет инженера по охране труда).

Начальник ОК :

• координирует работу всего отдела;
• готовит отчёты, запрашиваемые государственными и муниципальными ведомствами;
• составляет номенклатуру дел отдела;
• составляет штатное расписание.

Как видите, кадровая работа – это не только работа с бумагами (которых всё прибавляется), но и работа с людьми. А чтобы работа была слаженной, нужно разработать чёткий алгоритм . Для этого и нужно положение об отделе кадров, которое полностью описывает кадровое делопроизводство .

Положение об отделе кадров

Это документ, в точном соответствии с которым должен работать кадровик. В положении чётко
прописывается:

• структура отдела кадров;
• его цели и задачи;
• права работников ОК;
• взаимоотношения с другими подразделениями компании;
• ответственность работников ОК.

Положение обязательно утверждается приказом руководителя компании и хранится в делах отдела кадров.

Положение об ОК

В положении расписаны все обязанности отдела , но если в штатном расписании значится несколько работников ОК, их обязанности указываются в должностных инструкциях или прямо в трудовых договорах.

Для вашего удобства вы можете скачать положение об отделе кадров (образец) , только учтите, что образец – типовой . Оптимальнее разработать положение именно под ваше предприятие, где учитываются все его особенности . Некоторые кадровики ведут работу и по охране труда, и по начислению зарплаты, и работу с другой документацией предприятия. А поэтому в положение нужно включить и эти обязанности.

Роль кадровой службы в стратегическом управлении организации

В настоящее время меняющаяся кадровая политика приводит к пересмотру руководителями многих организаций своих взглядов на положение кадровых служб, а также к переоценке места и значения этих служб в организации. В связи с этим роль кадровых служб значительно повышается.

В современных условиях работники кадровых служб должны:

полноправно участвовать в проведении кадровой политики;

принимать активное участие в анализе проблем работников организации;

предвидеть потребность в создании новых рабочих мест и ликвидации части устаревших рабочих мест;

изучать новые тенденции.

Учитывая возросшую значимость и многопрофильность работы с людьми, прежние кадровые службы преобразовываются в службы персонала, или человеческих ресурсов. Во многих организациях отделы человеческих ресурсов занимаются широким комплексом вопросов и играют важную роль в развитии организации. В таких предприятиях службы персонала возглавляются вице-президентами, занимающими вторые места в управленческой иерархии. Как правило, это молодые, энергичные люди, обладающие гибким и прогрессивным мышлением и широким взглядом на вещи. Без их участия не принимается ни одно серьезное решение.

В наших условиях повышение роли кадровых служб обусловлено следующими причинами:

переходом от дефицита к избытку трудовых ресурсов и сокращением численности персонала;

возрастанием интенсивности труда, требующей более высокой квалификации;

расширением функциональных обязанностей работников кадровых служб и повышением их самостоятельности в решении кадровых вопросов.

Руководители различных организаций осознают, что сектор руководства работниками предприятия должен быть интегрирован в систему общего руководства и стратегического планирования. Играя важную роль в стратегическом планировании, руководители также должны быть хорошо знакомы с другими аспектами работы организации – инвестициями, маркетингом, рекламой, контролем продукции, применением компьютерной техники, научными разработками и развитием организации, выполнением которой занимаются приглашенные на работу различные специалисты.

При анализе кадровой политики любой организации используются следующие критерии оценки:

количественный и качественный состав персонала (численность различных категорий работающих, в том числе мужчин и женщин, пенсионеров и т. д.);

уровень текучести кадров;

гибкость проводимой политики, учет меняющихся условий;

степень учета интересов работника и производства и наличие индивидуального подхода к работникам организации.

Ведущие специалисты в области управления персоналом утверждают, что роль специалистов по персоналу будет постоянно возрастать. Основные тенденции в изменениях в кадровом менеджменте прогнозируются следующие:

увеличится ценность квалифицированных работников;

станут более эффективными программы обучения;

улучшится планирование персонала;

возрастет роль планирования карьеры и развития персонала (область планирования карьеры преобразуется в непрерывный ряд программ управления кадрами, включающих программы раннего выявления работников с управленческими наклонностями и потенциалом руководителя и программу их индивидуальной подготовки);

расширится зависимость управления персоналом от компьютерных технологий;

новые технологии будут ускорять необходимость регулярного обучения и совершенствования рабочей силы для поддержания конкурентоспособности организации;

предприятия с разветвленной организационной структурой, состоящей из отделений и организаций, будут продолжать процесс децентрализации функций управления персоналом, появится проблема контроля управления работниками на расстоянии.

Цели, задачи и функции кадровой службы

Основной целью деятельности кадровой службы является реализация кадровой стратегии в соответствии со стратегией организации. Основную роль в управлении персоналом организации играет кадровая служба, выполняющая определенные задачи и функции.

Основные задачи кадровой службы

Основными задачами кадровой службы является выбор направлений кадровой работы, а также представление о целях работы с персоналом, конкретизированных с учетом условий, в которых работает организация. Кадровая служба обязана обеспечить работу персонала организации, что является гарантией ее эффективной деятельности. Наиболее важными задачами кадровой службы являются:

определение текущей и перспективной потребности в кадрах, выполняющих требуемое количество работы определенного качества в необходимый момент времени на определенном месте;

управление кадровыми процессами (изучение и анализ рынка труда, подбор, адаптация, профориентация, профотбор, контроль за текучестью);

организационное и методическое обеспечение развития системы управления кадрами, проведение конкурсов на замещение вакантных должностей;

развитие персонала, формирование резерва, продвижение, разработка индивидуальных планов карьеры;

закрепление кадров и стимулирование высокой производительности;

прогнозирование, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения, уточнение потребности в подготовке специалистов по прямым связям с учебными заведениями, разработка и реализация мер по формированию трудового коллектива;

организация эффективной деятельности работников (расстановка кадров в соответствии с задачами, с учетом склонностей и квалификации, контроль за организацией рабочих мест, условиями труда);

планирование и регулирование профессионального, квалификационного роста кадров, процессов их высвобождения и перераспределения;

социально-психологическая диагностика персонала;

анализ и регулирование групповых и личных взаимоотношений, отношений руководителя и подчиненного;

управление производственными и социальными конфликтами;

маркетинг персонала;

планирование и контроль деловой карьеры;

оценка и подбор кандидатов на вакантные должности;

информационное обеспечение системы управления кадрами;

организационно-методическое обеспечение профессиональной, экономической, идеологической учебы, подготовки и переподготовки кадров, планирование этой работы с учетом потребностей производства, направление работников в различные учебные заведения и на стажировку на передовые предприятия и в организации, обучение руководителей первичного звена передовым методам и формам работы с кадрами;

профессиональная и социально-психологическая адаптация;

управление трудовой мотивацией;

изучение профессиональных, деловых и личностных качеств работников на основе аттестаций, психологических и социальных исследований, разработка рекомендаций по рациональному использованию кадров в соответствии с их способностями;

регулирование правовых вопросов трудовых отношений;

управление движением к взаимной выгоде работников, коллективов, групп предприятий, общества;

обеспечение участия работников в управлении;

организация работы по профессиональной ориентации молодежи, адаптации молодых специалистов, изучение причин текучести кадров, динамика изменений в трудовом коллективе, разработка мер по стабилизации и совершенствованию социальной и демографической структуры коллектива организации;

развитие и поддержание на высоком уровне качества жизни, которое делает работу в организации желанной;

эффективное использование всех форм материального и морального стимулирования работников в соответствии с их трудовой деятельностью и с учетом общественного мнения, укрепления психологического климата в коллективе;

совершенствование деятельности кадровой службы.

При характеристике в целом содержания деятельности кадровой службы можно выделить следующие основные задачи:

решение основных проблем (набор, отбор, ориентация, оценка, дисциплина);

компенсация и пособия;

трудовые отношения;

обучение, повышение квалификации.

Конкретизация задач кадровой службы производится в положении о кадровой службе, которое формируется на основе типового положения о кадровой службе.

Основные функции кадровой службы

В настоящее время нет единого определенного взгляда или документов, регламентирующих деятельность кадровой службы. В разных организациях они могут быть разными с общей методологической основой кадровой работы. Чтобы кадровая служба стала координирующим центром по формированию системы управления персоналом, необходимо постоянно расширять и обогащать ее функции.

Основными функциями кадровой службы являются:

реализация стратегических и тактических целей организации;

постоянное прогнозирование ситуации на рынке труда и в собственном коллективе;

систематический анализ кадрового потенциала;

кадровое планирование, включающее: оценку наличных ресурсов (содержание работ и имеющегося персонала); оценку будущих потребностей в кадрах на основе соотношения предложения рабочей силы со спросом и стратегией развития организации; разработку программ удовлетворения будущих потребностей. Чтобы прогноз выполнить правильно, следует учитывать среднюю текучесть кадров и естественное выбытие (выход на пенсию, смерть и др.); организацию набора персонала (создание резерва потенциальных кандидатов по всем должностям); отбор персонала (оценка кандидатов на рабочее место и отбор лучших из резервов, созданных в ходе найма). При отборе персонала учитывают профессиональные, образовательные, организационные и личностные качества кандидата. К основным методам отбора относятся: испытание, оценка способностей, собеседование. Осуществляя отбор, кадровая служба проводит предварительное собеседование и изучение претендентов для сопоставления имеющейся у нее информации о деловых и личностных качествах с квалификационными характеристиками вакантных должностей. Кадровая служба подготавливает рекомендации о возможном использовании претендента;

Вы прочитали ознакомительный фрагмент! Если книга Вас заинтересовала, вы можете купить полную версию книгу и продолжить увлекательное чтение.

Роль кадровой службы на предприятии, ее функции, задачи и структура

Введение

Основной задачей управления персоналом является наиболее эффективное использование мастерства и возможностей работников в соответствии с целями предприятия. С учетом полного удовлетворения их своей работой, сохранения здоровья и установления конкурентного сотрудничества между собой. Важной задачей управления персоналом при этом следует считать обеспечение организации высококвалифицированными и заинтересованными работниками.

Для успешного управления персоналом, необходимо четко представлять основные механизмы и закономерности, по которым осуществляется работа с кадрами, на что нужно обратить внимание, иными словами руководителю необходимо владеть современными технологиями управления трудовыми ресурсами.

Кадры предприятия – это основной состав квалифицированных работников предприятия, фирмы, организации. Обычно кадры предприятия подразделяют на производственный персонал и персонал, занятый в непроизводственных подразделениях и постоянно их совершенствуют. От квалификации работников, их профессиональной подготовки, деловых качеств в значительной мере зависит эффективность производства.

Для эффективного функционирования любой организации, необходимо, чтобы было выполнено одно важное условие - обеспечено использование каждого работника во всём многообразии проявления психофизиологического и мотивационного потенциалов.

Для управления активизацией персонала необходимо постоянно контролировать процесс использования методов стимулирования на предприятии. Руководитель, который хочет управлять не "на ощупь", а делать это экономически грамотно, должен постоянно иметь перед собой точную характеристику производственных взаимоотношений на предприятии.

Такую характеристику, возможно, получить только на основе анализа использования методов стимулирования и выявление наиболее эффективных форм мотивации труда для повышения заинтересованности персонала в работе предприятия.

Понятие кадровой службы, ее задачи, функции и структура

Кадровая служба (служба управления персоналом) – структурное подразделение, уполномоченное осуществлять управление персоналом и организационно-методическое руководство мероприятиями по управлению персоналом, реализуемыми на предприятии.
Огромные надежды руководства для обеспечения процветания компании возлагаются на собственные возможности, умение, инициативу и предприимчивость, а более точно – на тот кадровый потенциал, который создан и который предстоит модернизировать с учетом всех новых, постоянно меняющихся потребностей рынка.

Деятельность кадровой службы (менеджера по персоналу) определена в соответствующей должностной инструкции.

Основы деятельности кадровой службы

Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими подразделениями, права, обязанности и ответственность.
В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.
Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:
- самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;
- выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;
- выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.
Функции кадровой службы заключаются в следующем:
- разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;
- оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;
- учет личного состава;
- хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
- контроль исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
-изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
-анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования;
-создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
-работа по созданию резерва на выдвижение;
-подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;
-подготовка и систематизация материалов для аттестационной
комиссии;
-подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;
-принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
-организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
-ведение всей отчетности по кадровым вопросам.
В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации, кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.
Из кадровой службы в подразделения направляются:
1) сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
2) копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;
3) копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;
4) сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.
От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.
В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.
Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:
- требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;
- принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;
- взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
- требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.
Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

Задачи кадровой службы

Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по направлениям:
1. Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:
- прием работников на предприятие;
- учет работников;
- увольнение работников;
-работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т. п.).
2. Планово-регулятивное направление:
-подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;
-расстановка работников предприятия;
-перемещение работников предприятия;
-становление в должности и адаптация работников.
3. Отчетно-аналитическое направление кадровой работы:
-изучение работников;
-оценка работы работников;
-аналитическая работа;
-подготовка отчетов.
4. Координационно-информационное направление:
- профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников;
- организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);
- работа с письменными обращениями работников предприятия;
- архивная и справочная работа.
5. Организационно-методическое направление:
- документирование деятельности работников предприятия;
- кадровая работа в подразделениях предприятия;
- планирование кадровой работы;
- руководство кадровой работой.
Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются:
- размеры организации;
- направление бизнеса (производство, торговля, сфера оказания услуг населению);
- стратегические цели организации;
- стадия развития организации;
- численность персонала;
- приоритетные задачи работы с персоналом.

Обязанности и структура отдела кадров может быть различной в зависимости от вида деятельности организации.

Под организационной структурой отдела кадров подразумеваются его основные и вспомогательные подразделения (иные внутренние структурные единицы). Как правило, эти подразделения концентрируют свою работу на самостоятельных направлениях кадровой работы и тесно взаимодействуют между собой в процессе повседневной деятельности.
Принципами построения современной системы управления персоналом считаются:
- эффективность подбора и расстановки сотрудников;
- справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только за индивидуальные, но и коллективные достижения;
- продвижение работников в соответствии с результатами труда, квалификацией, способностями, личными интересами, потребностями организации;
- быстрое и эффективное решение личных проблем.
Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и стратегическое.
В рамках тактического направления осуществляется текущая кадровая работа: анализ состояния и планирование потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний, осуществление набора, оценки и отбора персонала; тестирование; планирование ближайших кадровых перемещений и увольнений, текущий учет и контроль, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, формирование резерва на выдвижение, пропаганда организационных ценностей и воспитание персонала в их духе.
Главным направлением деятельности кадровых служб считается формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов, проведение социальной политики.
Суть кадровой работы состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере управления персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных методах.
Стратегическое направление работы служб персонала ориентировано на формирование кадровой политики организации - системы теоретических взглядов, идей, требований, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее основных форм и методов.
Таким образом, задачи работы кадровой службы зависят от направлений деятельности.